1.目前國內(nèi)班輪公司合作航線艙位結(jié)算管理中的問題
艙位租金結(jié)算是艙位提供方與艙位使用方之間按月對所使用艙位租金的結(jié)算。隨著艙位出租、艙位互換、共同派船等多種合作方式的出現(xiàn),目前我國班輪公司在管理中存在的問題也日益增多,主要有以下幾個方面:
1.1船舶操作方操作不當(dāng)
(1)區(qū)域離港報內(nèi)容的制作錯誤:不按規(guī)定使用公認的船名縮寫或全稱與公共航次號;賣給合作方的艙位計算中,忽略了扣除合作各方的基本艙位數(shù)或基本重量二者中取大的原則規(guī)定而出現(xiàn)計算錯誤;沒有顯示其他合作方近程貨的內(nèi)容;
(2)船舶操作人員沒有審核、糾正區(qū)域離港報中存在的錯誤;沒有保存前任的資料;
(3)收費通知不夠明確:只向?qū)徍巳藛T提供有關(guān)郵件,但沒有明確的收費額;收費通知的內(nèi)容不應(yīng)在租金月度結(jié)算清單中收取(用租金月度結(jié)算表代替收費通知);將有爭議尚未落實的費用的郵件交審核人員結(jié)算,造成許多懸而未結(jié)的賬款;提供郵件的名稱與內(nèi)容不符;
(4)個別分公司的管理不當(dāng):發(fā)生碼頭操作不當(dāng)?shù)染o急情況時,區(qū)域公司或分公司沒有及時通報總部尋求對策,而只將擅自處理后的結(jié)果顯示在區(qū)域離港報上;執(zhí)行廢止已久的舊的協(xié)議;分公司的區(qū)域離港報的發(fā)送混亂。
1.2協(xié)議中的漏洞
沒有及時增補協(xié)議的規(guī)定:有的公司對同一條航線、兩種合作方式以及不同的艙位重量等使用同樣的區(qū)域離港報,造成艙位租金結(jié)算的困難;有的協(xié)議對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的制作規(guī)定模糊,如:制作區(qū)域離港報的規(guī)定中,沒有明確規(guī)定近程貨的制作內(nèi)容;費用承擔(dān)方不明確,如:多數(shù)公司在協(xié)議中對因中轉(zhuǎn)產(chǎn)生的重箱堆存費、冷藏箱插座費等其他額外費用,沒有規(guī)定承擔(dān)方;意外損失的補救措施不力或不存在,如:沒有規(guī)定因碼頭原因造成艙位費損失的補救措施等;此外,協(xié)議簽署滯后,也常會帶來法律上的風(fēng)險,如:有的合作航線已結(jié)束而協(xié)議尚未簽署等。
1.3費用審核工作方面的問題
審核工作在多數(shù)國內(nèi)航運公司都沒有得到應(yīng)有的重視,而艙位租金結(jié)算是審核工作中的一項重要的工作內(nèi)容。如多數(shù)公司的業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、甚至航線經(jīng)理都沒有做過審核合作航線費用的工作,或是雖曾做過合作航線開始前的費用審核,但多年沒有接觸審核工作,也不請費用審核人員參加有關(guān)業(yè)務(wù)會議(包括各合作方涉及艙位租金結(jié)算工作的會議),當(dāng)其他業(yè)務(wù)需要時,就從審核人員中抽調(diào)而沒有予以及時補充審核人員。此外,審核工作中不僅人員短缺,而且也業(yè)務(wù)水平參差不齊。沒有完備的信息共享平合而需要浪費精力去搜集資料。凡此種種,都成為一些公司的審核工作已失去原有的功能變成枯燥、煩瑣、繁重的結(jié)算工作的原因。加之,對審核工作的成績評價不夠明確,也成為影響審核人員積極性的一個重要因素。
2.產(chǎn)生問題的主要原因
(1)國內(nèi)班輪公司對分工細、環(huán)節(jié)多的工作現(xiàn)狀管理不細
通常合作方的調(diào)度、船舶配載與運使費審核工作都應(yīng)由一個人負責(zé)并參與協(xié)議的簽訂,參加有關(guān)艙位結(jié)算等會議,所以不會存在脫節(jié)的問題,而國內(nèi)班輪公司的上述三方面工作一般都分別由三個人負責(zé),召開上述會議時,也都沒有審核人員參加,因此,容易造成工作脫節(jié)。同時,有些公司員工上崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度不夠完善,有的操作守則不夠詳細,有的工作質(zhì)量監(jiān)督與檢查機制不健全,造成對合作航線經(jīng)營管理監(jiān)督不力,不但對實際操作缺乏監(jiān)督,而且對協(xié)議的履行也疏于管理,加之公司各部門面的工作又不夠協(xié)調(diào)而多數(shù)國內(nèi)班輪公司又缺乏一些避免脫節(jié)的細化管理手段,致使不少公司在艙位結(jié)算工作中,特別是在審核工作中出現(xiàn)許多異?，F(xiàn)象,比如:公司多個部門的工作人員浪費精力,重復(fù)收集,保管本來可以共享的信息資料的現(xiàn)象;有的協(xié)議沒有下發(fā)給下屬分公司,或雖已發(fā)給分公司,卻未發(fā)給主管業(yè)務(wù)人員,上下脫節(jié)、溝通不暢的現(xiàn)象;有關(guān)卸任交接制度的規(guī)定是不明確,后任對前任的工作情況及未了事宜一無所知,在短時間內(nèi)難以順利開展工作的現(xiàn)象,以及區(qū)域離港報中漏記短程貨載,漏收有關(guān)費用的現(xiàn)象等等。
(2)國內(nèi)班輪公司對審核工作的重視普遍不足
多數(shù)公司只注重開辟市場、攬貨力度、保證船舶準班與安全運輸以達到符合上級公司有關(guān)箱運量等指標要求,而對相對滯后的審核工作無論從審核人員的配備與工作安排、對其提出的問題與建議及其所做出的業(yè)績都沒有予以應(yīng)有的重視,對因工作中信息不暢造成的后果也認識不夠。從公司的領(lǐng)導(dǎo)層到分公司以及部門領(lǐng)導(dǎo)層都沒有認真重視這項工作,因此,分公司與總部、部門間對審核工作的配合不夠,造成這項工作失去原有的功能。有的公司雖正著力開發(fā)電腦軟件或移植其他公司的電腦軟件,但是,他們忽略了人的靈活處理與分析問題的能力,也忽視了審核工作對航線經(jīng)營的指導(dǎo)作用。
(3)獎勵措施不到位
有的公司除了職務(wù)晉升以外沒有制訂其他可行的待遇晉級制度,有的沒有制訂將個人收入與航線效益掛鉤的制度,有的人事管理制度不夠完善,有的采用以崗訂薪制度,使同崗位員工受到大鍋飯待遇,這些都是業(yè)務(wù)人員缺乏工作積極性與努力鉆研業(yè)務(wù)的熱情、責(zé)任心不夠。人性化、多層次的管理不能深入,企業(yè)文化教育與員工精神文明建設(shè)成效不明顯的主要原因。
上述種種原因,致使有的公司經(jīng)營合作航線多年后,發(fā)現(xiàn)協(xié)議中的漏洞可能造成多年來漏收合作方的有關(guān)費用,發(fā)現(xiàn)墊付了其他合作方的巨額費用。實際上,國內(nèi)班輪公司的絕大多數(shù)員工都能在實際工作中自覺盡責(zé)維護公司的利益,而且在很多方面的操作勝過其他合作方。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能針對上述問題各自找出產(chǎn)生問題的原因,并運用適當(dāng)?shù)膶Σ?就能更好的把住審核最后一關(guān),完善經(jīng)營管理,創(chuàng)造更大的效益。
3.加強合作航線管理的對策
(1)規(guī)范操作規(guī)程
要制訂行之有效的全套員工的上崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度、詳細的員工工作操作守則與嚴格的工作質(zhì)量監(jiān)督、檢查機制,建立一個合作航線經(jīng)營管理監(jiān)督部門,對合作航線的實際操作與協(xié)議規(guī)定實行監(jiān)督,加強部門間的協(xié)調(diào),采用一些避免脫節(jié)的細化管理手段,將區(qū)域離港報、船期表、有關(guān)協(xié)議等數(shù)據(jù)或資料建成一個共享信息平臺,使所有需要查看有關(guān)資料的人可以直接查看,而不再需要每個人都花時間去做信息的接收、保存、更正工作,同時,要加強內(nèi)部各環(huán)節(jié)、各部門之間的聯(lián)系,特別是應(yīng)收應(yīng)付通知單與附件要正確、完整。要規(guī)范工作交接班制度,保證應(yīng)收、應(yīng)對通知單與附件的正確與完整建立航線效益與獎金掛鉤的獎勵機制,避免脫節(jié)。只有這樣,才能確保審核工作的程序化、標準化。
(2)重視審核工作
艙位租金結(jié)算工作是運使費審核中的一項工作,是對市場調(diào)研與開發(fā)、合作方之間談判與協(xié)議簽訂、實際運輸中攬貨與營銷、船舶調(diào)度管理、船舶配載等諸多環(huán)節(jié)工作的總結(jié);它能夠反映出協(xié)議簽訂得是否全面、合作各方的操作部門能否按照所簽協(xié)議中的規(guī)定操作等;而操作中的任何疏漏所造成的經(jīng)濟損失,也都會在此顯現(xiàn)出來。同時,它又如同鏡子,通過借鑒其他多個合作方的經(jīng)驗與不足,及時發(fā)現(xiàn)合作協(xié)議存在的欠缺以及航線經(jīng)營管理等方面存在的問題。因此,國內(nèi)班輪公司應(yīng)重視這項能綜合反映航線效益及經(jīng)營狀況的審核工作。在人員的配備方面,應(yīng)選精通業(yè)務(wù)并兼具船岸工作經(jīng)驗與審核經(jīng)驗的、具有高度責(zé)任心、工作認真仔細且有較強的工作能力人員。在系列業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面,安排他們上船實習(xí)、參加協(xié)議介紹會、做三個月調(diào)度與配載工作、請有豐富審核經(jīng)驗的老職工授課、再實習(xí)做三個月的審核工作等。審核人員不可頻繁流動,實習(xí)生、臨時幫忙人員沒經(jīng)過正式培訓(xùn)、不可作為審核人員。要設(shè)立與業(yè)務(wù)部門同級的、單獨的審核部門、安排審核人員參加商討擬訂協(xié)議的會議或有關(guān)租金結(jié)算方面及其他業(yè)務(wù)會議等,這樣可以達到從根本上加大審核力度的目的。
(3)加強各環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)
設(shè)立直接對公司副總經(jīng)理負責(zé)的合作航線管理部,負責(zé)部門之間的協(xié)調(diào)工作。在開辟新的合作航線前,召集簽訂協(xié)議的部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的調(diào)度、審核部人員做好簽訂合作協(xié)議前擬定協(xié)議草案的工作;協(xié)議簽訂后,召集總部上述人員與口岸審核部人員共同探討協(xié)議內(nèi)容以確保有關(guān)人員對協(xié)議的認識完全與協(xié)議一致,并定期召集上述部門有關(guān)人員共同協(xié)商實際操作中出現(xiàn)的問題,敦促有關(guān)部門及時增補協(xié)議的內(nèi)容,并監(jiān)督有關(guān)協(xié)議準確無誤的送達口岸審核部及區(qū)域公司。同時做到將有關(guān)文件資料如區(qū)域離港報、碼頭離港報、班期表以及有關(guān)協(xié)議等共享,并指定專人負責(zé)這些數(shù)據(jù)的更新與維護。此外,要明確規(guī)定接班人員須保存前任的全部業(yè)務(wù)檔案,形成接班人員負責(zé)制,建立各種級別完整的工作交接檔案,并細化不同崗位的員工守則,明確總部調(diào)度、區(qū)域調(diào)度、總部協(xié)議文件下發(fā)人員及審核人員、口岸審核人員的職責(zé)。可考慮每三個月或半年,由管理部派人與總部調(diào)度、審核人員到各區(qū)域公司、各口岸聯(lián)合檢查工作,了解實際工作中存在的問題,并協(xié)助他們解決問題。
(4)健全獎勵機制
改變同崗?fù)甑男浇鸱峙渲贫?使效益與獎勵掛鉤。由管理部門負責(zé)工作質(zhì)量的評定而不再由行政人事部門負責(zé)。制訂相關(guān)的職務(wù)晉升的晉級條例,加強對員工的考核和監(jiān)督,根據(jù)員工守則,建立工作質(zhì)量的監(jiān)督、檢查機制,設(shè)立正確的衡量標準,從工作態(tài)度、業(yè)務(wù)水平、集體協(xié)作等多方面地、科學(xué)地考核員工,逐步形成企業(yè)有效激勵機制。
(5)加強人性化管理并帶動企業(yè)文化教育等精神文明建設(shè)
管理員工的部門要像細化管理合作航線的經(jīng)營一樣,開展對員工的細化管理工作積極發(fā)現(xiàn)員工的長處,盡力幫助每個員工解決后顧之憂并對員工進行必要的職業(yè)道德教育。通過倡導(dǎo)員工開展“人生價值觀”的討論，提高認識,引導(dǎo)每個員工認識到:只有摒棄浮躁的情緒,踏踏實實地立足本崗努力工作、增強責(zé)任心、努力鉆研業(yè)務(wù)、才能做出成績和積累工作經(jīng)驗,從而不虛度年華,真正體現(xiàn)個人價值;個人的價值只有融入集體、匯入公司,才能使國內(nèi)的公司在競爭中戰(zhàn)勝外國競爭者;國家強盛了,國人才能揚眉。
(6)強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作
為適應(yīng)新的競爭與發(fā)展形勢,加強員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是航運企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)條件之一。我國班輪公司應(yīng)努力創(chuàng)造條件,加大教育培訓(xùn)的投入,拓展靈活多樣的培訓(xùn)途徑,不斷提高廣大員工的綜合素質(zhì),以確保不斷加強企業(yè)的綜合競爭力。
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