無論是十多年前還是今天，對于很多企業(yè)來說，參展是開發(fā)客戶的一種主流傳統(tǒng)方式，通過展會來宣傳自己的產(chǎn)品，達到吸引客戶的眼球。而在整個參展過程中，展品運輸作為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，至關(guān)重要。如果在展品運輸這一環(huán)節(jié)稍有差錯，將會嚴重影響企業(yè)的參展計劃，嚴重的時候會將耗資巨大的出展計劃化為泡影，在這里，熙浦國際介紹下展品運輸流程及一些注意事項。
展覽品運輸，是指展品包裝結(jié)束后，通過運輸工具及各種方式將展品移動至目的地的行為(包括展品裝卸作業(yè))，其責任范圍為自出發(fā)地的展品包裝箱離地時始，直到達目的地的展品包裝箱落地時止。從廣義上來講，展品運輸包括展覽前后展品的運輸、會展活動期間向展商和參展觀眾分發(fā)實物的運輸，以及與此相配套的會展設(shè)施的運輸?shù)?；從狹義上來講，展品運輸就是指以展品為主體所產(chǎn)生的運輸過程。因此在展覽品運輸過程中，我們應(yīng)該做好以下工作。
**1、做好運輸前的準備工作 **
一些大型展覽會，組展商（又可稱為主辦方，商業(yè)運作的組展商可稱為組展商，顧名思義即是組織展覽的企業(yè)）通常會指定一個或幾個展覽品運輸公司作為其展覽會的運輸代理，品牌展覽會指定的往往也是服務(wù)好、信譽佳的運輸商。國際展商通常由一些國際性的運輸公司代理運輸，組展商申請展會批文在海關(guān)備案時，會同時將運輸代理在海關(guān)備案，組展商委托了哪家運輸公司，海關(guān)才受理哪家公司的報關(guān)業(yè)務(wù)，因此參展商事先要咨詢清楚。
2、將貨物的詳情告知運輸商
參展商在確定參展以后，組展方會通知參展商委托了哪家運輸公司做展覽會的運輸代理。參展商也可以主動向主辦方了解，該展覽會由哪家公司來做運輸業(yè)務(wù)。與此同時，運輸商也會得到一份參展商名錄并主動與參展商聯(lián)絡(luò)，并會將一份貨單傳給參展商，上面將收費標準、發(fā)貨日期、收貨人等項目列出，參展商應(yīng)該盡可能地將貨物的情況填寫清楚并回傳。要將貨物的詳細情況告訴運輸商，比如有關(guān)展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等情況。
3、包裝箱的標簽要做到精細
首先外包一定要做到細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節(jié)都要寫清楚。有些運輸商為了節(jié)約成本，將貨物轉(zhuǎn)包出去，甚至經(jīng)過幾次轉(zhuǎn)包，最后由一家有運輸實力的公司集中發(fā)運。在展覽旺季，展會運輸商承運的貨物也會分屬不同的會場，在一個展覽中心舉辦多個展的情況下，運輸商就不知道該將展品送到哪個館。因此，展品運輸時標簽的內(nèi)容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。另外，必要的易碎商品的防震材料填充，易碎標志、不準倒置標志也不應(yīng)遺漏。
4、選擇運輸商時的注意事項
一個展覽會上有國際展商，也有國內(nèi)展商。一些國際性的運輸公司，國際展商通常由其代理去與其聯(lián)絡(luò)。雖然國際展商可以選擇運輸商，但需要注意的是：參展商可以任意選擇一個運輸公司來承運普通商品，但是對于屬于海關(guān)監(jiān)管的展覽品的，則不是任何運輸公司都能承運的。按海關(guān)的規(guī)定，展品進境展覽時是不收稅的，因為展覽會閉幕后還要出境，為了確保不會產(chǎn)生逃稅的問題，運輸商要在海關(guān)監(jiān)管下保證這批貨不會在國內(nèi)隨便賣掉。目前，并不是每個運輸公司都可以做這種監(jiān)管運輸?shù)臉I(yè)務(wù)。因此，海外參展商在參加展會時要特別注意這個問題。
5、運輸途中緊密聯(lián)系運輸商
發(fā)貨后及時告訴運輸商 ，告訴對方負責人已經(jīng)發(fā)貨，并將運單傳真過去，將發(fā)了什么樣的貨、通過哪家公司發(fā)的等寫明。通知的方式最好不要僅用電話，最好以文件的形式發(fā)傳真，一是便于對方留底查貨，二是展覽會期間很忙，對方聯(lián)系人不在的情況下，也會由其他負責人根據(jù)文件上的內(nèi)容進行核對。此外，最好安排專人和運輸商溝通，有些展會，由于沒有做好內(nèi)部溝通，運輸公司常常會因找不到人而耽誤時間。所以，與每個環(huán)節(jié)一樣，運輸必須有專人負責。
6、靈活應(yīng)對突發(fā)情況
一般來說，參展的貨物通常是在展會開幕前兩天運到，但有時候在運輸?shù)倪^程這常常有意外情況發(fā)生。比如參展的城市因要舉辦一些活動突然實行交通管制，有些運輸商對此經(jīng)驗并不了解，但運輸商對此經(jīng)驗豐富。因此，參展商一定要與運輸商緊密聯(lián)系，按運輸商的要求提供一些證件、文件等。此外，展商到達展位后應(yīng)及時核查展品，一旦發(fā)現(xiàn)展品丟失或者受損，應(yīng)立即與參展帶團負責人聯(lián)系或者直接聯(lián)系國外保險公司，保證第一時間進行拍照等必要核實步驟，從而將損失降至最低。
7、展品運輸?shù)囊恍┳⒁馐马?/strong>
（1）展覽品運輸(物流)在整個操作流程中需要經(jīng)過多次的國內(nèi)、國外裝卸，還要經(jīng)受長距離的海運、陸運等，為了保證展覽品能夠不受損壞，展品的外包裝箱應(yīng)采用堅固、防潮、適合反復(fù)裝卸的包裝材料，并根據(jù)展品具體情況在外包裝上粘貼防雨、易碎、向上等標志。
（2）為了保證展品能夠順利清關(guān)并且在開展前能準確地派送到展商的展位，包裝箱嘜頭應(yīng)該包含展會英文名稱、展商英文名稱、展館號、展位號、箱數(shù)、重量及體積等相關(guān)信息。
（3）不同國家海關(guān)的要求大致相同，都要求提供以下清關(guān)文件：正本提單、形式、裝箱單以及保險單、產(chǎn)地證、熏蒸證明等相關(guān)涉及文件。
（4）任何國家對于食品的進口都有著嚴格的規(guī)定和檢驗檢疫制度，嚴格禁止在展品里夾帶食品、飲料、煙酒等物品；同時嚴格禁止運輸目的國限制或者禁止進口的物品，否則一旦被國外海關(guān)發(fā)現(xiàn)，將導(dǎo)致所有展品被目的國海關(guān)扣押，甚至無法清關(guān)，從而造成展商無法參展。
（5）展覽展品出運前展商應(yīng)仔細閱讀展覽品運輸指南，嚴格按照承運商的要求來包裝展品、粘貼嘜頭、準確如實填寫出運展品清單、對于需要出口商檢證明、出口許可證、檢驗檢疫證明等相關(guān)資料的展品應(yīng)提前辦理并及時交與承運商。
（6）運往歐洲國家、美國、加拿大、澳洲及部分亞洲國家（日本、韓國）的展品，對于包裝材料包含原木的進口物品要求進行熏蒸。
（7）展覽品運輸對于時間性和安全性非常嚴格。所有展品一定要到達目的國后能夠順利清關(guān)，如果延遲清關(guān)或者無法清關(guān)則將導(dǎo)致參展展商巨大損失，所有展品一定要在開展日期之前送達展館展位，從而確保展商有充足的時間布展。一般來說，通常為開展前10個工作日至20個工作日到達目的港，所以展商應(yīng)該盡早準備展品。通常展商應(yīng)該在正常的海運時間上加半個月至一個月的時間前備好展品，順利出運。如果空運，應(yīng)在正?？者\時間加上十天時間準備好展品安排出運。
（8）對于單件展品，通常要求重量不得超過2噸，長、寬、高各不得超過2米、1.5米、1.5米。對于超大超重的展品進館，需要使用到叉車、鏟車機械設(shè)備及工人等勞力，這些額外的服務(wù)需要提前與國外預(yù)定并確認相關(guān)費用。
（9）對于銷售的展品是以一般貿(mào)易形式進行出口的操作，目的國進行永久進口清關(guān)；對于回運的展品是進行臨時出口的報關(guān)操作，目的國進行臨時進口清關(guān)，需要在展會結(jié)束后回運。中國海關(guān)和國外海關(guān)對此都有著嚴格的規(guī)定，否則將導(dǎo)致回運展品在中國無法順利清關(guān)或者被海關(guān)征收進口關(guān)稅。通常要求提前聯(lián)系承運商，準備申請ATA單證冊（ATA 由法文 Admission Temporaire 與英文 Temporary Admission的首字母組成，表示暫準進口，ATA單證冊制度為暫準進口貨物建立了世界統(tǒng)一的通關(guān)手續(xù)，使暫準進口貨物可以憑ATA單證冊，在各國海關(guān)享受免稅進口和免予填寫國內(nèi)報關(guān)文件等通關(guān)便利，因此，ATA單證冊又被國際經(jīng)貿(mào)界稱之為貨物護照和貨物免稅通關(guān)證）。
（10）展商應(yīng)該完整、如實地申報展品的CIF價值，這樣才能保證目的國順利清關(guān)。有些國家對于展品的價值有著非常嚴格的要求，如果展商故意低報貨值，將被目的國海關(guān)重新估值并按照最終估值收取相應(yīng)的關(guān)稅，并可能導(dǎo)致延遲清關(guān)、被處以罰款。
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